IT的迅速发展应用到档案管理领域,正逐渐结束1500多年的纸质档案时代,打开电子档案时代的大门。利用数码信号储存的电子档案管理和使用起来都非常方便,相当于为智能档案管理提供了前提条件。但凡事有利必有弊,电子档案容易蒸发,可用于生产与管理记录的软件寿命较短,需要制定特殊的对策来提高长期保存的能力和兼容性。此外,为保证档案资料的最重要性质——原本性与真本性,需要以相关技术的完善为前提。为解决这一课题,韩国政府用了10多年时间进行准备。核心内容是根据国际标准组织制定的ISO 19005-1标准改变文件保存格式,使储存的文件可以不受软件制约,方便打开查阅,同时将相关文件与显示电子档案属性的元数据一起保存,使其可以长期保存并方便使用,成为真正意义上的档案资料。
以这一意义出发,政府各部门正式移交本部门电子档案的今年将成为韩国国家档案管理真正进入电子记录时代的元年。需要永久保存的公共记录档案将在生成10年后被自动传送至国家记录院保存,作为第一年,今年已经成功传送330万份电子档案。这一举动带来的意义非常巨大。
首先,韩国的信息通信技术能力在档案管理领域也同样得到印证。在全世界最高水平的网络基础上,韩国政府开发出了电子档案生产系统OnNara、各部门单独档案管理系统RMS以及最终将所有档案实时传送至国家记录院保存的永久保存体系(CAMS)。
其次,该系统从生成阶段开始无一遗漏地对各项政府档案进行妥善管理,使政府的透明性迈出划时代发展的一步。第三,公共档案情报资产的积累还可加速大数据时代的来临。
最近韩国政府正将安全、交通、筹资、关税等电子政府相关产品普及到发展中国家,并获得了显著成果。韩国电子档案管理经验是大韩民国50年前从发展中国家逐步发展起来,在同时实现产业化和民主化过程中积累的成果档案管理经验,应该可以成为发展中国家效仿的典范。
在此基础上,2016年9月记录管理领域最权威的国际会议——国际档案理事会(ICA)大会将在首尔举行,3000多名来自全球199个成员国的档案管理机构代表及核心专家将齐聚首尔,讨论档案管理的方向,互相分享学习优秀经验。希望韩国能借此机会向全球档案人展示韩国灿烂的档案文化传统和先进的档案管理现状。
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